Het digitaal populair jaarverslag: verrassend interactief

Pagina 8 Jaarverslag

Niet alleen het bestuur en de medewerkers waren trots op het publieksjaarverslag van GGz Breburg, maar ook de stakeholders: “We hoorden van hen vooral goeds over de speelse opzet en toegankelijkheid van de informatie.” Theo Vervoort, beleidsmedewerker P&O en Communicatie van GGz Breburg, maakt er elk jaar een uitdaging van om het digitale populair jaarverslag interactiever en meer behapbaar te maken, zodat het met plezier en interesse gelezen wordt.

 

 Waarom hebben jullie gekozen voor een digitaal jaarverslag?

“Wij hebben twee jaarverslagen: één formele voor de landelijke formele verantwoording en een toegankelijke variant, het publieksjaarverslag.
Voorheen hadden we een papieren versie van het populair jaarverslag, dat we ook heel mooi opmaakten. We vroegen ons af of dat nou ook daadwerkelijk gelezen werd of dat het meer een formaliteit was dat we die maakten. Het was ook best kostbaar om zo’n ‘boekwerk’ te drukken en te distribueren. Als organisatie in de gezondheidszorg, waar toch veel bezuinigd moet worden, vroegen we ons af of er geen goedkopere en meer toegankelijke mogelijkheid was.
Het digitale jaarverslag, dat we samen met Het Inventief hebben ontwikkeld, sloeg meteen heel goed aan. Uit de statistieken – die kan je ook bijhouden bij een digitaal jaarverslag – bleek dat we een heel breed bereik hadden!”

 

Tip van Theo: Presenteer je jaarverslag midden in de zomervakantie. GGz Breburg ontving volgens hem heel veel positieve reacties (zo’n vijftig) waar hij normaal bijna geen reactie kreeg als het jaarverslag rond mei publiceerde. “Ik denk dat mensen in de zomer meer rust en tijd hebben om even stil te staan bij het jaarverslag.”

 

Wat zijn de onderscheidende kenmerken van jullie populair jaarverslag?

“Omdat het digitaal is, zijn er heel veel meer mogelijkheden. Er staan filmpjes in, we hebben animaties, afbeeldingen en tabellen die in beeld schuiven. De klikbaarheid en selectiviteit maakt het een stuk interactiever en meer multimediaal. Zo krijgt het jaarverslag een speels karakter en kunnen mensen actief en selectief door de informatie heen gaan.
In ons jaarverslag staan amper abstracte verhalen in beleidstaal: de teksten zijn kort en bondig en hierdoor toegankelijk voor de lezer. Ook hebben we niet alleen medewerkers, maar ook cliënten en hun familie aan het woord gelaten. Dit is herkenbaar voor de gemiddelde lezer. En mensen zijn toch altijd meer geïnteresseerd in andere mensen dan in bedrijven.”

 

“Het digitale jaarverslag sloeg meteen heel goed aan”

 

Wat zijn de voordelen van een zo’n digitaal populair jaarverslag?

“Doordat het jaarverslag digitaal is, heb je geen druk- en distributiekosten. Dat maakt het financieel ook verantwoord voor je organisatie, want je bespaart dertig tot vijftig procent ten opzichte van een gedrukt jaarverslag!
Wat ook scheelt in productiekosten is dat we materiaal van ons magazine en de website of van andere publicaties opnieuw hebben ingezet. Door het jaar heen maak je toch al kosten om die verhalen te publiceren. Het zijn de belangrijke, grote, leuke of interessante gebeurtenissen waar je een geschreven stuk, foto’s en/of filmpje van maakt. Dat zijn vaak ook de belangrijke thema’s van het gehele jaar, als je terugkijkt. Wat ik ook een voordeel vind is dat je met de statistieken kunt zien hoe vaak het jaarverslag wordt geopend en welke stukken er dan het meest worden gelezen of aangeklikt.”

Hoe waren de reacties van buiten de organisatie?

“Die waren verrassend positief! Sowieso kregen we heel veel meer reacties op ons jaarverslag van 2013 omdat we het midden in de zomer publiceerden. We hoorden vooral goeds over de speelse opzet en toegankelijkheid van de informatie.”

Waarom zijn jullie zo tevreden over het jaarverslag?

“Voor het eerst hebben we gemerkt dat ons jaarverslag effect heeft. Ons populair jaarverslag is toegankelijk, multimediaal én het wordt nog regelmatig gelezen en bekeken. Voor de buitenwereld is het heel herkenbaar en daar doe je het natuurlijk voor.”

 

“Voor de buitenwereld is het heel herkenbaar en daar doe je het natuurlijk voor”

 

Wat heeft dit digitale populair jaarverslag voor impact gehad op de organisatie?

“In het jaarverslag hebben we laten zien waar we mee bezig zijn en waar we goed in zijn. Dat heeft bij een aantal mensen voor dat besef gezorgd. Medewerkers maar ook cliënten die zijn geïnterviewd of gefilmd, zijn heel trots op hun eigen werk of verhaal en zijn zo echt ambassadeur van de organisatie. Ze laten het jaarverslag zien aan anderen en zijn trots op hun werk of herstel. De verhalen over medewerkers, cliënten en familie zijn ook het meest gelezen, bleek uit de statistieken.”

Marjoleine Kramer,

Stagiaire

Inspiratie | , , , , , , , , , , , ,